ASSETTI ORGANIZZATIVI, AMMINISTRATIVI E CONTABILI: STRUMENTI OPERATIVI

I DOCUMENTI DI RICERCA DEL CNDCEC

Sul delicato tema degli adeguati assetti aziendali richiesti dagli artt. 2086 C.C. e 3 C.C.I.I., è di recente intervenuto il Consiglio nazionale dei dottori commercialisti e degli esperti contabili, unitamente alla Fondazione nazionale di ricerca dei commercialisti, offrendo due elaborati che costituiscono un importante punto di riferimento per i professionisti e per tutti coloro interessati alla concreta applicazione di tale normativa:

• Documento di ricerca emanato il 07.07.23 dal Cndcec in tema di “Assetti organizzativi, amministrativi e contabili: profili civilistici e aziendalistici”;
• Documento di ricerca emanato il 25.07.23 dal Cndcec in tema di “Assetti organizzativi, amministrativi e contabili: check list operative”.

La combinata lettura di tali documenti fornisce preziose indicazioni e strumenti operativi che consentono di facilitare l’indagine – ex ante – sull’adeguatezza degli assetti organizzativi, amministrativi e contabili.

Ovviamente le indicazioni contenute e le stesse check-list proposte dal CNDCEC non intendono essere esaustive, ma intendono fornire spunti operativi che potranno poi essere meglio sviluppati – sulla base del noto canone di proporzionalità – in base alle caratteristiche dell’impresa, in primis la natura e complessità economica dell’attività e la dimensione e consistenza occupazionale.

 

LA VALUTAZIONE DEL MODELLO DI BUSINESS

Le indicazioni del Cndcec suggeriscono l’analisi preliminare di due aspetti considerati propedeutici alla progettazione, istituzione e valutazione degli assetti aziendali, ovvero il modello di business e il modello gestionale dell’impresa.

In particolare, l’analisi del modello di business – ovvero gli obiettivi dell’impresa e la sua dimensione strategica – vengono considerati imprescindibili sia per inquadrare “la natura e dimensione dell’impresa”, che per indagare la continuità aziendale in un’ottica prospettica.

A questo proposito, le Check-List propongono di esaminare:

• se l’impresa ha definito una propria Vision e una propria Mission;
• se il modello di business sia stato strutturato e formalizzato;
• se il medesimo sia stato comunicato e condiviso all’interno dell’organizzazione;
• la presenza di analisi tipo Swot per individuare minacce e opportunità, punti di forza e debolezza;
• l’esistenza di un sistema di obiettivi formalizzati e di un piano strategico coerente con gli stessi.

 

LA VALUTAZIONE DEL MODELLO GESTIONALE

Il modello gestionale è ciò che serve per trasformare in operatività quanto indicato nel modello di business. Sotto questo profilo, viene assegnata fondamentale importanza all’analisi del sistema informativo aziendale, e alla sua idoneità a supportare l’operatività aziendale nel rispetto del modello di business.

Ai fini dell’adeguatezza richiesta, regole e strumenti non sono sufficienti se non supportate da un sistema informativo che sia:

• capace di diffondere in modo puntuale e tempestivo le informazioni che fungono da collante per l’intera struttura organizzativa (marketing, produzione, finanza, ecc.), ad ogni livello gerarchico;
• idoneo a trasformare i dati raccolti, in informazioni utili per i soggetti decisori;
• funzionale al sistema di gestione del rischio dell’impresa.

 

LA VALUTAZIONE DEGLI ADEGUATI ASSETTI ORGANIZZATIVI

Le “Norme di comportamento del collegio sindacale di società non quotate del 2021”, attualmente in aggiornamento, intendono per assetto organizzativo:

–        (i) il sistema di funzionigramma e di organigramma e, in particolare, il complesso delle direttive e delle procedure stabilite per garantire che il potere decisionale sia assegnato ed effettivamente esercitato a un appropriato livello di competenza e responsabilità;

–        (ii) il complesso procedurale di controllo;

–        (iii) flussi informativi attendibili  ed  efficaci tra organi e aree funzionali aziendali.

Il concetto di assetto organizzativo può quindi ricondursi a un sistema di funzioni, poteri, deleghe, mappatura dei rischi, processi decisionali e procedure di controllo, che regolino in maniera chiara compiti e responsabilità dei soggetti coinvolti nella gestione sociale, per assicurare la continuità aziendale.

Ai fini della valutazione della adeguatezza richiesta dall’art. 2086 CC si parte, in estrema sintesi, dalla verifica della presenza di organigramma, funzionigramma, mansionari e norme procedurali, per poi esaminare il modello organizzativo (gerarchico-piramidale o orizzontale) con cui è stato disegnato il coordinamento tra le unità e i suoi componenti, e lo stile di leadership, autoritario o partecipativo.

Completano il quadro i ‘sistemi operativi’ che favoriscono l’integrazione tra differenti attività aziendali, quali ad esempio:

• • i sistemi di pianificazione, programmazione e controllo;
  • i sistemi per la gestione delle risorse umane;
  •  i sistemi per la gestione del rischio.

Particolare importanza, infine, va assegnata all’istituzione o implementazione, ove esistenti, di modelli di organizzazione e gestione (MOG) adottati ai sensi e per gli effetti del d.lgs. 231/2001.

Un assetto organizzativo può pertanto definirsi adeguato quando presenta i suddetti requisiti, in relazione alle dimensioni e alla complessità della società, alla natura e alle modalità di perseguimento dell’oggetto sociale.

 

LA VALUTAZIONE DEGLI ADEGUATI ASSETTI AMMINISTRATIVI

Per assetto amministrativo si intende l’insieme di procedure e processi interni finalizzati ad assicurare un corretto ed ordinato svolgimento dell’attività aziendale e delle fasi di cui è composta.

Le Check-list proposte dal Cndcec sono finalizzate a valutare l’adeguatezza dell’assetto amministrativo attraverso l’analisi del modello di gestione e controllo: la struttura degli organi societari, il sistema di controllo interno, l’esistenza di presidi in materia di rapporti con parti correlate e in tema di antiriciclaggio.

 

LA VALUTAZIONE DEGLI ADEGUATI ASSETTI CONTABILI

L’assetto contabile rappresenta quella parte degli assetti amministrativi a cui compete la corretta traduzione contabile dei fatti di gestione, ai fini di programmazione, di consuntivazione e di comunicazione esterna.

E’ necessario che le imprese si dotino di strumenti contabili, a consuntivo e a preventivo, idonei sia a fornire informazioni utili per l’assunzione di scelte gestionali consapevoli, che a segnalare tempestivamente situazioni non solo di crisi o pre-crisi, ma anche di semplice squilibrio economico, patrimoniale e finanziario.

Sempre alla luce del principio di proporzionalità, ovvero in relazione alla natura dell’attività esercitata e alle dimensioni dell’impresa, le imprese devono attivare strumenti di gestione quali ad esempio:

• business plan pluriennali;
• budget economici, patrimoniale e finanziari, su base annuale e mensile;
• la predisposizione di bilanci gestionali periodici;
• reporting e analisi degli scostamenti;
• analisi di bilancio diagnostica finalizzata alla emersione di situazioni di crisi;
• cruscotti di KPI;
• rendiconti finanziari;
• valutazione della posizione finanziaria netta
• sistemi di contabilità analitica.

 

CONCLUSIONI

Gli art. 2086 CC e art. 3 CCII hanno di fatto reso la struttura organizzativa lo strumento operativo attraverso il quale la percezione della crisi deve tempestivamente arrivare agli organi societari, affinché predispongano senza indugio i rimedi più opportuni per recuperare la continuità aziendale, ma non hanno fornito particolari indicazioni al riguardo.

I documenti elaborati dal Cndcec rappresentano, in tal senso, delle guide di grande utilità sia per i professionisti che per gli stessi amministratori delle imprese.

Ufficio Studi di Net Consulting srl

* * * * * * *

Software per la Prevenzione e il Risanamento della Crisi d’Impresa

Software per Budget & Business Plan

Software per Indicatori di Allerta Crisi e Test pratico

* * * * * * *

Altri articoli sull’argomento:

Gli Adeguati assetti di cui agli artt. 2086 CC e 3 CCII: le novità

Il Documento di ricerca del Cndcec in tema di Adeguati Assetti